製造業に便利なITツール①クラウド型ファイル共有サービス3選
製造業に便利なITツール①クラウド型ファイル共有サービス3選

中小製造業は本当にITツール導入が
遅れているところが多いんですよね

前回いくつかの機能を紹介しました

導入してる職場もそうでない職場も
そのITツールの特徴を知れば
おそらくきっとそれぞれ
選べると思うんですよね

そのため、今回はその手始めとして
有名なファイル共有サービスと
その特徴を紹介してみます

ぜひご参考いただければと思います

 

クラウド型ファイル共有サービスが生産性を高める理由

そもそもなぜクラウド型の
ファイル共有サービスが製造業の
生産性を高めるのにつながるのか?

その理由は以下の3つと言われます

生産性を高める3つの理由
理由1:どこからでもアクセスが可能
理由2:サーバーの管理費用が不必要
理由3:災害やテレワーク対策になる

 

理由1:どこからでもアクセスが可能

電子データを使っていない職場は
もうほとんどいないと思うんです

でもファイルは個人持ちになってて
そのヒトが出張や休暇になると
いきなり仕事が進まなくなる

それはもう時代遅れになりますよ

今の時代は誰でも同じフォルダを
共有して電子データを公開する

そして誰がどこにいても
インターネット環境さえあれば
そのフォルダーにつながるなんて
とっても便利な状態になります

 
あのファイルどこいったっけ?と
聞かなくたって保存場所さえ全員で
知っていれば最新データを見れます

間違ってもバックアップしてるし
いつでも過去データに戻せるから
削除してしまっても安心な機能も

これはもう試さない意味が
見当たらないですよね

これが1つ目の理由です

 

理由2:サーバーの管理費用が不必要

おそらく共有サーバーを管理すると
専用のPC買ってそれを設置して
セキュリティ設定をメンテして
一定の費用も時間も知識も必要です

ところがこのクラウドサービスは
月額サービスだけであとはお任せ

高いPCを買う必要も
難しい知識を勉強する必要も
いろいろとメンテナンスの必要も
ないのはやっぱり便利ですよ

そんな時間があれば生産性が高まる
ものづくりの方に集中できますよね

これが2つ目の理由

 

理由3:災害やテレワーク対策になる

いまや記録級の災害が毎年のように
またパンデミックなんかも起こって
何が起こるかわからない世界

でもクラウドだと万が一会社が
災害にあってしまってもデータは
まったくの無傷となります

またパンデミックでテレワークでも
いつもと同じ環境ならまったく同じ
状況で仕事ができるわけです

これは本当に便利ですよね

 

クラウド型ファイル共有サービス4選

では製造業にオススメな3つの
クラウド型ファイル共有サービスを
紹介していきたいと思います

ま、製造業でなくても便利すぎて
手放せなくなると思うほどです、笑

 

ONE DRIVE By Microsoft社

まずはマイクロソフト社製です

皆さまの会社でも
エクセルとかワードとか使って
電子データを扱うことはありますね

それらととても相性がよいので
まずはこちらをお勧めします

 

特徴1:Microsoft社製Officeと相性抜群

エクセルやワード内でもう普通に
ONE DRIVEの保存機能が使えるので
自然と使っているヒトもいるかと

それほど親和性が高いサービスです

自動保存が勝手に選べたり
バージョン履歴で復元できたりと
とても便利で仕方がありません

 

特徴2:iPadではPDFに落書きできる

これがむちゃくちゃ便利ですが
あまり知られていない機能です!

ONE DRIVEはiPadからも見れますが
PDFに保存するとiPadペンシルで
落書きし放題なんですよ!

つまり紙に印刷なんてしなくても
資料をPDF化してONE DRIVEに保存で
メモできちゃうわけです

そのため紙の印刷機会がぐっと
少なくなるというわけです

イマドキですよねー

 

特徴3:PC内か共有フォルダか意識なし

自分のPCのフォルダかどうか
共有フォルダかどうか
意識しなくても大丈夫です

自動でクラウド同期してくれるので
知らない間に最新データを全員で
共有することが可能です

またOfficeデータは同期が早いので
なかなか更新がぶつからないんです

ぶつかってとしても『更新中』と
ちゃんと教えてくれますしね

 

ONE DRIVEのプランと料金

ONE DRIVE単体での契約は以下の
プランとなります

OneDrive Basic 5 GB(家庭向け):無料
OneDrive Standalone 100 GB(家庭向け):月額 224 円
OneDrive for Business (Plan 1)(一般法人向け):月額 540 円
OneDrive for Business (Plan 2)(一般法人向け):月額 1,090 円

できればOffice365などと
他のサービスを同時に申し込めば
さらにお安く活用可能です

 

ドロップボックス By Dropbox社

次も有名なサービスですよね!

Dropbox社製ドロップボックスです

こちらもすごく便利なので
人気はすごくあります

 

特徴1:ファイルの共有・復元が可能

ファイル共有はたとえば
社外の人にファイルを参照して
欲しい時などWEBアドレスを発行し
見ていただくことが可能です

またOneDriveではMicrosoft社の
Officeソフトにえこひいき感が有り

しかしこちらは特に他データでも
事細かい復元機能が活用可能です

 

特徴2:PC上の記録容量を節約可能

ドロップボックスではしばらく
使わないファイルを自動で
各自のPCとの同期を外して
クラウド上だけの保存に
切り替えてくれる機能があります

つまり自前のPCの記録装置内の
使わないファイルが少なくなるため
ついつい高くつくSSDの容量を
上げなくて済むメリットがあります

なんだか勝手に整理整頓してくれる
とての素晴らしい機能ですよね

 

ドロップボックスのプランと料金

Basic 2GB(お試し用):無料
Plus 2TB(個人用):月額 1,200 円
Family 2TB(家族用):月額 2,000 円
Professional 3TB(事業向):月額 2,000 円
Standard 5TB(中規模チーム):月額 1,250 円/人
Advanced 相談(大規模チーム):月額 2,000 円/人

 

Googleドライブ By Google社

こちらも超有名なサービスです!

Google社製のGoogleドライブです

おそらくGoogleのサービスを
使っていない会社も少ないので
こちらも自然と使っているかも

 

特徴1:検索精度が高い

ここはさすがのGoogleですよね!

勿論Googleドライブの保存内容は
簡単に検索することができます

それは他のドライブでも出来ますが
その検索精度がやはり半端じゃない

ファイル名はもちろん内容まで含み
類似キーワードも含めた検索を
してくれるのです

それはGmailや他のサービスでも
その検索性の高さは評判が良いので
皆さまもご存じかもしれません

 

特徴2:Googleドキュメントは同時共同編集が可能

GoogleにはMicrosoft社のOfficeに
代替できる無料サービスがあります

エクセル=スプレッドシート
ワード=ドキュメント
パワーポイント=スライド

実はこれらで作ったファイルは
記憶容量にカウントされないという
そんなお得な機能がありますが
それよりもすごい機能があります

すべてWEB上での動きになるため
同時共同編集が可能なのです!

 
Microsoft社のOfficeなら
誰かが編集した後に保存して
その保存ファイルにまた編集保存を
繰り返すことになりと思います

しかしGoogleドライブ環境下なら
誰かが変更したらすぐに反映され
また誰かが変更したらすぐ反映され
同時に共同編集が可能であるため
チームで資料づくりするのに
適しています

 

Googleドライブのプランと料金

個人向けでは容量別に以下のプラン

15GB : 無料
100GB : 月額 250 円
200GB : 月額 380 円
2TB : 月額 1,300 円

 
ビジネス向けでは単体では契約できず
workspacesが必要で以下のプラン

Business Starter:月額 680 円/人
Business Standard:月額 1,360 円/人
Business Plus:月額 2,040 円/人
Enterprise:応相談

 

クラウド型ファイル共有サービス3選まとめ

この他にもAmazonからも
Appleからも同様なサービスが
展開されていますが
やっぱり王道は王道なので
この3つが群を抜いて便利ですね

もしかするとあなたの職場では
今使っているスタイルが最適では
ないのかもしれません

もしそうであるならば
無料で試さない理由はないですよ

ぜひ試してみてから結論を
出しても遅くありません

 

 

それでは今日はここまでです

今後とも宜しくお付き合い下さい☆

長文乱文を最後まで読んでくださり

いつもありがとうございます♪

すべては御社の発展のために
すべてはあなたの笑顔のために

 

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