中小製造業は本当にITツール導入が
遅れているところが多いんですよね
前回いくつかの機能を紹介しました
導入してる職場もそうでない職場も
そのＩＴツールの特徴を知れば
おそらくきっとそれぞれ
選べると思うんですよね
そのため、今回はその手始めとして
有名なファイル共有サービスと
その特徴を紹介してみます
ぜひご参考いただければと思います
クラウド型ファイル共有サービスが生産性を高める理由
そもそもなぜクラウド型の
ファイル共有サービスが製造業の
生産性を高めるのにつながるのか？
その理由は以下の３つと言われます
理由２：サーバーの管理費用が不必要
理由３：災害やテレワーク対策になる
理由１：どこからでもアクセスが可能
電子データを使っていない職場は
もうほとんどいないと思うんです
でもファイルは個人持ちになってて
そのヒトが出張や休暇になると
いきなり仕事が進まなくなる
それはもう時代遅れになりますよ
今の時代は誰でも同じフォルダを
共有して電子データを公開する
そして誰がどこにいても
インターネット環境さえあれば
そのフォルダーにつながるなんて
とっても便利な状態になります
あのファイルどこいったっけ？と
聞かなくたって保存場所さえ全員で
知っていれば最新データを見れます
間違ってもバックアップしてるし
いつでも過去データに戻せるから
削除してしまっても安心な機能も
これはもう試さない意味が
見当たらないですよね
これが１つ目の理由です
理由２：サーバーの管理費用が不必要
おそらく共有サーバーを管理すると
専用のＰＣ買ってそれを設置して
セキュリティ設定をメンテして
一定の費用も時間も知識も必要です
ところがこのクラウドサービスは
月額サービスだけであとはお任せ
高いＰＣを買う必要も
難しい知識を勉強する必要も
いろいろとメンテナンスの必要も
ないのはやっぱり便利ですよ
そんな時間があれば生産性が高まる
ものづくりの方に集中できますよね
これが２つ目の理由
理由３：災害やテレワーク対策になる
いまや記録級の災害が毎年のように
またパンデミックなんかも起こって
何が起こるかわからない世界
でもクラウドだと万が一会社が
災害にあってしまってもデータは
まったくの無傷となります
またパンデミックでテレワークでも
いつもと同じ環境ならまったく同じ
状況で仕事ができるわけです
これは本当に便利ですよね
クラウド型ファイル共有サービス３選
では製造業にオススメな３つの
クラウド型ファイル共有サービスを
紹介していきたいと思います
ま、製造業でなくても便利すぎて
手放せなくなると思うほどです、笑
ONE DRIVE By Microsoft社
まずはマイクロソフト社製です
皆さまの会社でも
エクセルとかワードとか使って
電子データを扱うことはありますね
それらととても相性がよいので
まずはこちらをお勧めします
特徴１：Microsoft社製Officeと相性抜群
エクセルやワード内でもう普通に
ONE DRIVEの保存機能が使えるので
自然と使っているヒトもいるかと
それほど親和性が高いサービスです
自動保存が勝手に選べたり
バージョン履歴で復元できたりと
とても便利で仕方がありません
特徴２：iPadではPDFに落書きできる
これがむちゃくちゃ便利ですが
あまり知られていない機能です！
ONE DRIVEはiPadからも見れますが
PDFに保存するとiPadペンシルで
落書きし放題なんですよ！
つまり紙に印刷なんてしなくても
資料をPDF化してONE DRIVEに保存で
メモできちゃうわけです
そのため紙の印刷機会がぐっと
少なくなるというわけです
イマドキですよねー
特徴３：ＰＣ内か共有フォルダか意識なし
自分のＰＣのフォルダかどうか
共有フォルダかどうか
意識しなくても大丈夫です
自動でクラウド同期してくれるので
知らない間に最新データを全員で
共有することが可能です
またOfficeデータは同期が早いので
なかなか更新がぶつからないんです
ぶつかってとしても『更新中』と
ちゃんと教えてくれますしね
ONE DRIVEのプランと料金
ONE DRIVE単体での契約は以下の
プランとなります
OneDrive Basic 5 GB（家庭向け）：無料
OneDrive Standalone 100 GB（家庭向け）：月額 224 円
OneDrive for Business （Plan 1）（一般法人向け）：月額 540 円
OneDrive for Business （Plan 2）（一般法人向け）：月額 1,090 円
できればOffice365などと
他のサービスを同時に申し込めば
さらにお安く活用可能です
ドロップボックス By Dropbox社
次も有名なサービスですよね！
Dropbox社製ドロップボックスです
こちらもすごく便利なので
人気はすごくあります
特徴１：ファイルの共有・復元が可能
ファイル共有はたとえば
社外の人にファイルを参照して
欲しい時などWEBアドレスを発行し
見ていただくことが可能です
またOneDriveではMicrosoft社の
Officeソフトにえこひいき感が有り
しかしこちらは特に他データでも
事細かい復元機能が活用可能です
特徴２：ＰＣ上の記録容量を節約可能
ドロップボックスではしばらく
使わないファイルを自動で
各自のＰＣとの同期を外して
クラウド上だけの保存に
切り替えてくれる機能があります
つまり自前のＰＣの記録装置内の
使わないファイルが少なくなるため
ついつい高くつくＳＳＤの容量を
上げなくて済むメリットがあります
なんだか勝手に整理整頓してくれる
とての素晴らしい機能ですよね
ドロップボックスのプランと料金
Basic 2GB（お試し用）：無料
Plus 2TB（個人用）：月額 1,200 円
Family 2TB（家族用）：月額 2,000 円
Professional 3TB（事業向）：月額 2,000 円
Standard 5TB（中規模チーム）：月額 1,250 円/人
Advanced 相談（大規模チーム）：月額 2,000 円/人
Googleドライブ By Google社
こちらも超有名なサービスです！
Google社製のGoogleドライブです
おそらくGoogleのサービスを
使っていない会社も少ないので
こちらも自然と使っているかも
特徴１：検索精度が高い
ここはさすがのGoogleですよね！
勿論Googleドライブの保存内容は
簡単に検索することができます
それは他のドライブでも出来ますが
その検索精度がやはり半端じゃない
ファイル名はもちろん内容まで含み
類似キーワードも含めた検索を
してくれるのです
それはGmailや他のサービスでも
その検索性の高さは評判が良いので
皆さまもご存じかもしれません
特徴２：Googleドキュメントは同時共同編集が可能
GoogleにはMicrosoft社のOfficeに
代替できる無料サービスがあります
エクセル＝スプレッドシート
ワード＝ドキュメント
パワーポイント＝スライド
実はこれらで作ったファイルは
記憶容量にカウントされないという
そんなお得な機能がありますが
それよりもすごい機能があります
すべてWEB上での動きになるため
同時共同編集が可能なのです！
Microsoft社のOfficeなら
誰かが編集した後に保存して
その保存ファイルにまた編集保存を
繰り返すことになりと思います
しかしGoogleドライブ環境下なら
誰かが変更したらすぐに反映され
また誰かが変更したらすぐ反映され
同時に共同編集が可能であるため
チームで資料づくりするのに
適しています
Googleドライブのプランと料金
個人向けでは容量別に以下のプラン
15GB ： 無料
100GB ： 月額 250 円
200GB ： 月額 380 円
2TB ： 月額 1,300 円
ビジネス向けでは単体では契約できず
workspacesが必要で以下のプラン
Business Starter：月額 680 円/人
Business Standard：月額 1,360 円/人
Business Plus：月額 2,040 円/人
Enterprise：応相談
クラウド型ファイル共有サービス３選まとめ
この他にもAmazonからも
Appleからも同様なサービスが
展開されていますが
やっぱり王道は王道なので
この３つが群を抜いて便利ですね
もしかするとあなたの職場では
今使っているスタイルが最適では
ないのかもしれません
もしそうであるならば
無料で試さない理由はないですよ
ぜひ試してみてから結論を
出しても遅くありません
それでは今日はここまでです
今後とも宜しくお付き合い下さい☆
長文乱文を最後まで読んでくださり
いつもありがとうございます♪
すべては御社の発展のために
すべてはあなたの笑顔のために
