正しい整頓の進め方=みんなで進める3Sのポイントシリーズ②
正しい整頓の進め方=みんなで進める3Sのポイントシリーズ②

3S活動は職場の基礎能力を養います
だからこそ全員で取り組んでこそ
その効果の最大化が狙えます

みんなで進める3Sのポイントを
お伝えするシリーズ第2弾

今回は正しい整頓の進め方です

しばらくお付き合いくださいませ
 

整頓活動とは何か?

整頓活動はすでに過去の記事でも
詳しくお伝えしてきました

つまり職場の整頓を進めることで
以下の3つのメリットが生まれます

整頓活動がもたらすメリット
メリット1:探すムダな時間の削減
メリット2:個人と組織の創意工夫力強化
メリット3:モノを扱う作業の標準化

もう少しだけ詳しくお話しましょう

 

メリット1:探すムダな時間の削減

我々は多くの仕事を行う場合
モノを扱うことが多々あります

しかし、そのモノを探す時間は
正直いってムダなわけです

理由は付加価値を生まないからです

 
そのためできるだけ短時間に
あっと言う間に手に取り、使い、
戻すことができる環境づくりを
整頓活動によって実現します

あれってどこだったっけ?
誰か使っているのかな?
確か前にあそこにあったっけ?

ゴソゴソやっている時間が多ければ
それだけ利益を損ねているわけです

そりゃそうですよね
その分違う仕事ができますから

 
すべてのモノには住所があり
そのとおりに位置付けておけば
探す必要もなくなるわけですし
良く使うものは極力使う場所に
近い場所に置くようにするのが
整頓活動なのです

そのためひとつ目のメリットは
探すムダな時間が削減できること

 

メリット2:個人と組織の創意工夫力強化

この整頓活動は、整理活動と違って
創意工夫が必要となってきます

整理活動は廃棄ルールを考えて
それを徹底して守る活動です

それによって必要なモノだけの
職場に進化していきます

 
そして次はその必要なモノを
できるだけ効率よく使うことを狙う

つまりどうやれば効率よくなるか
考えて改善する必要があるんです

 
とは言っても最初は良い方法なんて
なかなか思いつくものではないです

だからこそ他社の事例を真似る

真似てみるうちにうちの会社だと
もっとこんな感じがよいのでは?と
応用力がついてくる

 
そんな活動を繰り返していると
個人の発想力がどんどんと鍛えられ
それが組織の創意工夫力として現れ
自分たちの手で職場を
良くしていくことが当たり前に

これはすごいメリットですよね!

 

メリット3:モノを扱う作業の標準化

どんどん整頓活動が進んでいくと
類似したモノは同様な扱い方を
するようになっていきます

人は自然とパターン化するためです

 
そうすると同じようなものは
同じ考え方でモノを使うようになり
支援と作業の標準化が進みます

これはとても大切なことで
バラツキのない作業は
品質の安定を、納期の安定を
コストの安定をも生み出します

 

多くの職場で発生する整頓活動の問題

多くの重要なメリットを生み出す
整頓活動ではあるのですが
多くの職場ではいくつかの問題が
発生することがあります

代表的な3つを紹介しましょう

整頓活動によくある3つの問題
問題1:整頓するスペースが存在しない
問題2:表示をする改善が多発
問題3:ルールが守れず維持できない

それぞれどんな問題でしょうか?
もう少しだけ詳しく説明しましょう

 

問題1:整頓するスペースが存在しない

「なぜ整頓が進まないのか?」
その原因をお聴きすると
「整頓するスペースがない」
答える職場が多く出てきます

そして現場にいくと確かに
所せましとモノがあふれていて
どうやって整頓を進めるべきか
発想することが面倒になる気持ちが
わかる気がする職場はよくあります

 
しかしそういった職場に限って
同じ道具が道具箱に溢れていたり
過去から使ってない設備があったり
古いオイル缶が積んでたりします

もうおわかりですよね

整理活動が進んでない状態です

 
整頓活動とは大切なモノを
さらに大切に扱おうとする活動です

しかし実際には大切でないモノを
大切に扱おうと考えてみても
やはりその意欲は高まらないんです

そりゃそうです

本当は大切なモノでないと
ちゃんとわかっているからです

 
そのためしっかりと区分できるよう
整理活動でルールを決めて徹底して
モノを捨てることから始めましょう

進め方には適切な順番があるのは
これからもお分かりいただけます

 

問題2:表示をする改善が多発

次に多いのは整頓活動をしようと
改善は進めてくれるのですが
やたら表示をする改善が多発します

それは表示改善がひとつの改善だと
そういった認識がある事実を逆手に
もっとも簡単な改善をしようと
安易に考えてしまうからです

 
確かに表示改善は大切です

 
しかし実際にはその改善によって
どういった効果が期待できるのか?
それによってどれだけ
探す時間が短縮されるのか?

つまりその改善は意味があるのか?
そう問う機会がないわけですよ

 
取組む時間がない多忙な職場に
よくでてくる問題です

てっとりばやく「改善した」という
事実をつくりたい人が生まれれば
その思想は伝染していくものです

目的の再確認と本当にそれでよいか
まっすぐな問いかけが必要ですよね

 

問題3:ルールが守れず維持できない

整頓活動で改善はできても
それが維持できない悩みは
よくお聴きします

決めたルールなのに守れない

 
守るためには2つ方向性があります
1つは個人の意識を高めるか
組織の仕組みでカバーするか

前者は何度も何度もお願いして
うっかり忘れる機会をなくすよう
徹底していく以外方法はありません

それでも守れない場合は後者で
カバーする方法に移ります

 
守れなかったグラフを張り出して
自己申告制、あるいは他者観察で
赤シールを貼って注意喚起するなど
自らの発想でなくすためのしくみを
考えて試行錯誤していきます

そこまでするとさすがに減ります
これによって守るべき空気が高まり
個人の順守意識が強まるからです

ヒトってやはりメンタルな生き物
面白いものです
 

正しい整頓の進め方

これまでのよくある問題も踏まえて
正しく整頓を進めるためには
何に気を付ければよいのでしょうか

そのポイントを3つ紹介しましょう

正しく整頓を進めるための3つのポイント
ポイント1:整理活動をしっかり進める
ポイント2:整頓活動の目的を何度も伝える
ポイント3:徹底して守り抜くことを宣言する

 

ポイント1:整理活動をしっかり進める

あきらかに大切でないモノを
大切に扱う整頓を進めようとしても
やっぱり無理が出てきてしまいます

そのためその前段階である
整理活動をしっかり進めてください

 
やはり整理活動は3Sの最初の活動

この徹底度合は後の活動の
クオリティに影響を及ぼします

そのため以下の整理のポイントも
改めて参考にしてみてください

 

ポイント2:整頓活動の目的を何度も伝える

ヒトは都合よく解釈する天才です

以前しっかり受け止めたことでも
時間が経てばその記憶も薄れていて
都合のよい解釈を優先し始めます

 
これはそのヒトがいい加減で
信用できないからではありません

これは個人負荷を和らげようとする
脳の働きによるところが大きいです

なのでそうならない工夫が必要で
その効果が高いのが繰り返しです

 
何度も、何度も、繰り返し伝えて
整頓活動の目的を、その重要性を
記憶から遠ざけないようにします

みんなで合意した信念を抱きしめて
徹底して守るためには必要なんです

 

ポイント3:徹底して守り抜くことを宣言する

そしてそれを外部のヒトたちに
本気で宣言することが必要です

「自分たちは守るんだ!」と
そう自分と約束したのだ、と
そう宣言することで我がチームは
ルールを守る組織であると
自分たちが認識を強めます

他のヒトに言ってしまったからには
ちゃんとしようと思うものです

 
ただし「本気」でないと
意味がないんです

そのためにはウソでも全員の
合意が必要となります。

「職場がよくならない方がいい」
なんて公然と言い放つヒトは
いないと思いますし
事実みたことはありません

 
そのため全員で話し合って
守っていく意思を確認してください

確認したら必ず守ろうとします

そして本来の目的のために
しっかりと改善を進められるよう
全員で問題を1つずつ丁寧に
対処していきましょう
 

正しい整頓の進め方=みんなで進める3Sのポイントシリーズ②まとめ

3Sの改善を進めることができる
まずはそこが最初のステップ

その次のステップは
それを維持することです

全員の納得を得ながら進めることは
この3S活動でなくとも
チームを良くするうえでは
とても重要なポイントと言えます

ぜひそこをしっかり押さえながら
改善を進めていってくださいませ!

 
 

それでは今日はここまでです

今後とも宜しくお付き合い下さい☆

長文乱文を最後まで読んでくださり

いつもありがとうございます♪

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