IE手法の7つ道具⑦事務工程分析の使い方編 事務作業のムダ改善
IE手法の7つ道具⑦事務工程分析の使い方編 事務作業のムダ改善

IE手法の7つ道具の6つ目のマテハン分析
その使い方について前回はお話しました

物流部分は付加価値を生まない一方で
以外と大きな時間や労力を占めているため
改善の宝庫と呼ばれています

【前回記事】>IE手法の7つ道具⑥マテハン分析の使い方編 運ぶムダの改善

しっかり分析して現状把握だけでも
進めておきたいものですね

さて、IE手法の7つ道具も最後のひとつ
今回は『事務工程分析』について
解説を進めていきたいと思います

しばらくお付き合いくださいませ

 

事務作業の問題点について

事務作業においても一般作業と同じで
『どのように行われているか』
『それは得たい成果に有効か』
『必要でない動作はないか』
などがはっきりしません

特に事務作業は一般作業より
何に取り組んでいるのかが判別し難いため
より分かりにくい特性を持っています

そのためこの分析も
まずは全体の見える化を進めて
問題点を把握するところから始めましょう

 

事務工程分析の日報分析とは

IE手法の7つ道具⑦事務工程分析の使い方編 事務作業のムダ改善

【事務工程分析の日報分析の例】

 

まずは各作業者の仕事の実施内容について
上記の業務内容部分に記録します

そのことにより実際にどのような業務を
どれくらい行ったか?が明確になります

そして上記の日報では『問題点』欄があり
作業者個人個人が考えて記入します

このことにより見逃し勝ちだった問題を
かならずキャッチアップすることになり
問題意識が高まっていきます

さらに改善案を改善ポイント欄に記入し
日常的に自ら作業を良くする着想力を
養うことが可能となりますので
ぜひこの機会に導入を検討ください

また、これら個人の日報を集計して
『業務山積表』を作成します

 

業務山積表とは

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【事務工程分析の業務山積表の例】

 

日報で記載した業務内容を
少しチャンクアップしたカテゴリで集計

つまり
受注業務、見積業務、営業管理、受入処理
発注処理、売上処理、会議準備、その他
の8つに時間を集計

このことにより重点的に改善した業務を
定量的に把握することが可能となります

そうなればその業務毎の改善案について
各作業者の改善ポイントを摺り合わせて
業務プロセスの標準化を進めます

この仕組み化はパワフルですので
少し具体例を挙げてみます

 

事務工程分析の具体例

ある製造業の事務作業員に協力を求め
日報分析と3ヶ月記載していただき
その情報を元に業務山積表を作成した

主な結果は以下のとおりだった

(1)受注データのPC入力:55%
(2)入力データのチェック修正:20%
(3)在庫確認作業:15%
(4)作業指示書発行:8%
(5)その他:2%

そこで重点的に改善に取り組む業務を
『受注データのPC入力』として
その作業者の改善ポイントを確認

すると下記のような改善案があった
◯ 1件1件の入力を赤ペンチェック
◯ 入力間違い対策でWチェック
◯ 同製品の入力をまとめて入力 など

これらを対策するために
入力そのものをやめられないか検討

 

調査した結果、当社の受注受付は
EDI:  20%
FAX:  63%
電子メール:11%
口頭:    6% となっていた

そのため受注受付用の書式を統一
FAX機器を買い替えてPDF出力化
そしてOCR入力採用で自動化して
作業者は間違いをチェックするだけとした

このことにより
受注データのPC入力時間は
1/3まで削減することができて
70歳を過ぎても辞められなかった
会長の奥様が晴れて円満退社

若い事務作業者は設計業務に集中できて
実力をメキメキと上げつつあるとのこと

働き方改革とは本来
このような活動のことを言うのだと
個人的には考えています

 

IE手法の7つ道具⑦事務工程分析の使い方編まとめ

さて、いかがだったでしょうか?

ここまで辛抱強く読み進めていただければ
IE手法がどんなものか
また7つ道具がどんなものか
徐々に理解が進んできたものと
想像しております

では、今後は7つ道具を実践的に
活用可能となるように
いえ、7つ道具にこだわらず
多くの使える手法について
一つひとつ丁寧に紐解いてまいりたい

そのように考えております

ぜひ次回もお楽しみくださいませ。

 

 

それでは今回はここまでとなります
今後とも宜しくお付き合いください☆

長文・乱文を最後まで読んでくださり
いつもありがとうございます♪

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