5S活動は職場の環境改善に欠かせない取り組みであることはもちろんご承知のことと思います。ですが、その成果を報告する5S活動報告書の作成に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。特に製造現場で働く方はなぜか、考えを文字にするのが不得意なことが多いです。かつての自分もそうでしたから、気持ちはわかります、笑。
そこで、最近話題の文章生成AIである、ChatGPTやClaude3、Geminiを活用すれば、5S活動報告書の文章作成が簡単になるのではないかとやってみたら、「こりゃ結構つかえるじゃないか！」と感動したので、その方法をお伝えすることにしました。これらのAIツールを上手に使えば、作業者側でも現場のリーダーでも読みやすく分かりやすい報告書を簡単に作成できるようになるはずです。
なので今回は、まず5S活動報告書の基本的な内容や書式について解説した上で、ChatGPTやClaude3、Geminiの特徴を比較します。そして、実際にこれらのAIツールを使って5S活動報告書の文章を作成する方法や事例を具体的に紹介していきます。
ぜひ今回も読み終えるまでのお時間、しばらくお付き合いくださいませ。
5S活動報告書とはどんなもの？
5S活動報告書とは、職場の5S活動の成果をまとめた報告書類のこと。5Sは、整理・整頓・清掃・清潔・習慣（しつけ）の頭文字を取ったもので、職場の環境改善と生産性向上を目的とした活動であることはよくご存じですよね。5S活動報告書は、この5S活動の実施状況や成果を記録し、関係者にその改善の事実を共有する目的で作成されるものです。
5S活動報告書を書くメリット
5S活動報告書を書くことには、以下のようなメリットがあります。
- 活動の成果を可視化し、関係者で共有できる
- 改善の意識が高まり、更なる職場環境の向上につながる
- 自分自身の活動を振り返り、次の改善につなげるきっかけになる
- 活動の記録が残るため、後から振り返ることができる
- お客様が工場見学を来た時に我が社の成長性をアピールできる
メリット１：活動の成果を可視化し、関係者で共有できる
5S活動報告書を作成することで、改善前と改善後の状況を写真や数値データで比較できます。これにより、活動の成果が一目瞭然となり、関係者全員で共有することができます。報告書を通じて、改善活動の重要性や効果を社内で広く認識してもらうことができ、組織全体の5S活動に対する意識向上につながります。
メリット２：改善の意識が高まり、更なる職場環境の向上につながる
5S活動報告書を作成し、成果を可視化することで、従業員の改善意識が高まります。自分たちの活動が職場環境の向上に直結していることを実感できるため、より積極的に改善活動に取り組むようになります。また、他部署の優れた取り組みを報告書で知ることで、良い刺激を受け、更なる改善アイデアが生まれます。
メリット３：自分自身の活動を振り返り、次の改善につなげるきっかけになる
5S活動報告書を作成する過程で、自分自身の活動を振り返ることができます。改善前の状況と比較して、どのような工夫を行ったのか、どの程度の効果があったのかを分析することで、自分の強みや弱点を認識できます。この気づきが、次の改善活動におけるアイデア発案や目標設定に役立ちます。
メリット４：活動の記録が残るため、後から振り返ることができる
5S活動報告書は、改善活動の記録として長期的に保管されます。数ヶ月後や数年後に報告書を見返すことで、当時の職場環境や改善活動の内容を振り返ることができます。過去の成功事例や失敗事例から学ぶことで、現在の改善活動に活かすことができます。また、長期的な職場環境の変化を把握することで、5S活動の効果を実感できます。
メリット５：お客様が工場見学を来た時に我が社の成長性をアピールできる
5S活動報告書は、お客様に対して会社の成長性をアピールする強力なツールとなります。工場見学の際に、過去の報告書を用いて職場環境の改善状況を説明したり、報告書の束を掲示してその改善日時が近かったりすることで、お客様に継続的な改善活動への取り組みをアピールできます。また、5Sの成果が品質向上や生産性アップに繋がっていることを示すことで、会社の競争力の高さを印象付けることができます。これで実際に受注の決めてになる事例はこの西本の周囲にも数多いですよ。
これらのメリットを考えれば、せっかく5S活動にちょっとでも取り組むなら、しっかり5S活動報告書を作成するしくみづくりを進めない手はないですよね。ではそんな5S活動報告書は以下の書式例をオススメしています。
5S活動報告書の書式例・内容について
5S活動報告書の書式は、企業や部署によって異なりますが、一般的には以下のような項目が含まれます。
①カテゴリ（整理・整頓・清掃・清潔・習慣（しつけ）のどれに当てはまるか）
②題目（報告書の内容を簡潔に表したもの）
③報告者の部門・氏名
④ビフォー画像
⑤アフター画像
⑥実行スケジュール
⑦実行者の部門・氏名
⑧実施日時
⑨改善前の状況（なにを）
⑩改善後の状況（どうした／どうなった）
これらの項目を網羅することで、5S活動の内容や成果を詳細に記録し、読み手に分かりやすく伝えることができます。また、ビフォー・アフター画像を使うことで、視覚的にも改善の効果を示すことができますよね。
5S活動報告書に書く内容（改善者）
5S活動報告書に書く内容は、改善者とリーダーで少し異なります。まずは改善者が書く内容は以下の通りです。
- 改善前の状況（問題点や課題）
- 改善内容（具体的にどのような改善を行ったか）
- 改善後の状況（改善の効果や成果）
改善者は、自分が実際に行った改善活動の内容を具体的に記述することが求められます。そこで、具体的に上記の①～⑩の項目を埋める作業を進めれば、自然とこれらをまとめることができる、というわけです。
でも製造現場の人間にとっては、これまで磨いてきたものづくりの感覚とは違う作業なので、本当に面倒に感じて、「こんな報告書をつくるぐらいなら、改善はしないでおこう」と逃げたくなる、ってのが本音ですよね、笑。
5S活動報告書に書く内容（リーダー）
そしてリーダーは、改善者が提出した5S活動報告書に目を通し、感想やアドバイスを書き加える役割を担います。この報告書の下の欄に赤字で書き込んだり、欄を追加した書式をつかったりして、必ずリーダーが報告書に書き加えるようにしてください。その内容は以下の通りです。
- 改善活動に対する評価（良かった点、改善点など）
- 改善活動の効果や影響についてのコメント
- 今後の展開や他部署への水平展開についての提案
- 改善者へのねぎらいの言葉やモチベーションを高めるためのメッセージ
でも正直、リーダーは普段の仕事でも忙しい身の上なのに、そんな時間を割く意味がわからなければ、絶対やらないと思います。実はこのリーダーコメントには以下のような大きなメリットがあります。
リーダーが5S活動報告書にコメントを付け加えるメリット
リーダーが報告書に感想やアドバイスを書き加えることには、以下のような４つの大きなメリットがあります。
メリット１：改善者のモチベーションを高めることができる
リーダーから直接評価やねぎらいの言葉をもらうことで、改善者のやる気を引き出すことができます。そのことによって、改善活動そのものをどんどん増やしていけます。それが増えればリーダーの評価も爆上がりです。リーダーの評価が上がれば、自分のチームの相対的な交渉力も高まることから、メンバーは仕事がやりやすくなりますよね。
メリット２：改善活動の質を向上させることができる
リーダーがアドバイスを書き加えることで、改善者は次の改善活動でより良い成果を出せるようになります。つまり１つ目のメリットは改善の量を増やし、２つ目のメリットは改善の質を高めると同時に、改善者のレベルも上がります。改善者のレベルが上がれば、それを指導したリーダーも当然、次のレベルの高い仕事ができるようになります。
メリット３：部署内や部署間の情報共有が促進される
リーダーが他部署への水平展開を提案することで、良い改善活動が組織全体に広がりやすくなります。そうなれば自分のチームだけではなくて、工場全体、会社全体の効率や仕事へのレベル感を高めることにつながります。自分のチームの取組みが、会社を変えるような事例になれば、メンバーの改善モチベーションはマックスになるはずです。
メリット４：リーダーの考えや方針を示すことができる
そして最後は報告書へのコメントを通して、リーダーは自分の考えや方針を部下に伝えることができます。部門の目標や方針は長い間かけてやっと伝わるものです。それはやっぱり自分の目の前の具体的な作業をどう変えるべきか？想像ができないからです。だからこそこれらコメントを通して具体的に何を変えるべきか、レクチャーできる貴重な機会です。
このようにリーダーは、改善者の努力を認め、適切な評価とアドバイスを与えることで、部下の成長と組織の発展に大きく貢献することができるのです。正直に言ってこれが出来ていないから、一般作業者は5S活動をバカにし、進まない大きな要因になっていることが多いです。そりゃ、リーダーが大切にしない活動を、部下が大切にするわけはないですよね。
しかし今回はリーダーコメントに関しては、長くなるのでAIツール活用は取り上げないこととします。これは別途テーマとして取り扱う予定ですので、楽しみにお待ちくださいませ。
ChatGPT、Cluade、Geminiとは？
そして近年、AI技術の発展により、ChatGPTやClaude、Geminiとは、それぞれ優秀な機能を持った言語モデルが使えるAIツールとして注目を集めています。これらのAIツールは、自然言語処理や文章生成において優れた性能を示し、様々な業務で活用されています。ここでは、それぞれのAIツールの特徴について簡単に説明します。
ChatGPT（読み方：チャット・ジー・ピー・ティー）とは
ChatGPTは、OpenAI社が開発した大規模言語モデル＝GPT（Generative Pre-trained Transformer）シリーズが使える、対話形式での文章生成を得意とするAIツールです。ユーザーとの対話を通じて、質問に答えたり、文章を生成したり、画像を描いたりするだけでなく、プログラムを書いて実行したりすることができます。ホントすごいですよね。そしてそこに使われている言語モデルは幅広い知識を持ち、自然な会話が可能であることから、様々な業務で活用されています。ChatGPTはニュースではもよく取り上げられていたので、皆さまな馴染みが深いですよね。
Cluade（読み方：クロード）とは
そしてClaudeは、Anthropic社が開発した言語モデルが使えるAIツールです。そしてつい最近：３月に発表されたCluade3は、ChatGPTで使われているGPT-4を凌駕する性能を持つと話題になっています。そもそもAnthropic社は元OpenAI社に在籍していた技術者が立ち上げた会社なので匹敵するのは納得ですよね。ただしChatGPTに採用されている技術を基に、より安全性と倫理性を重視して設計されています。そのためClaude3は、GPT-4と同様に対話形式での文章生成機能が秀逸で、より高度な推論能力を持ち、個人情報や機密情報を入力しても安全に処理できる点が特徴的です。ただし、安全性を高めるためにWEB検索機能を実装していないところが、潔いと感じる一方でちょっと不便です。
Gemini（読み方：ジェミニ）とは
Geminiは、ChatGPTに対抗するためにGoogle社が急ピッチで開発した言語モデルで、AIツールの名前もGeminiに統一されたのがこの２月でした。マルチモーダルな処理が特徴となり、テキストだけでなく、画像や音声なども入力として受け取ることができます。Geminiは、特に画像分析において優れた性能を示し、物体認識や画像キャプション生成などに活用されています。ただしWEB検索が得意である会社であるだけに、Claudeとは反対に「個人情報や機密情報は入力しないように」とGoogle側から危険性の説明がなされています。これはこれで、逆の意味で潔いですよね。
これらのAIツールは、それぞれ特徴や長所を持っており、用途に応じて使い分けることが重要です。中小製造業においても、業務の効率化や品質向上のために、これらのAIツールを活用することが期待されています。
5S活動報告書をAIに手伝ってもらう基本的な考え方とステップ
ではこれらChatGPTやClaude3、Geminiを使って5S活動報告書の文章作成に手伝ってもらうためには、基本的に以下の考え方を持って進めることとしてください。
5S活動報告書をAIに手伝ってもらう基本的な考え方
まずAIツールを活用する基本的な考え方についてお伝えします。
AIツールは有償版を使うことが前提
ChatGPTやClaude、Geminiにはそれぞれお試し用の無料版があります。しかしChatGPTにはChatGPT Plus、ClaudeにはClaude Pro、GeminiにはGemini Advanceなる有償版も存在しています。ただし、有料版でもサブスクで月３千円くらいです。我々はAIツールを使って仕事をしますので、そりゃ無料がよいに越したことはありませんが、各段に性能の違いがある機能を、たかだか月３千円を節約するために有償版を使わないという選択はあり得ません。おそらく節約判断を説明したら普通に作業者に引かれます、苦笑。ぜひ試しに申し込んで、その有用性を確認してください。
それに今回紹介するAIツールは有料版だと画像解析が使えますが、無料版だとそもそも使えない場合があります。製造業の皆さまは、状況を言語化する訓練が不足しているので、画像分析が使えると使えないとでは、感じるメリットがだいぶ違うと思うんですよね。なので機能面から言っても有償版が必須です。
AIツールでも報告書完成までの全自動は考えないこと
現時点のAIツールが優秀だと言ってもまだまだ発展途上であり、最初から最後までの全自動は期待しない方がよいと思います。確かに全自動化させようと本気で考えたら、これまでよりも近いところまで早めに低予算でできるでしょう。でも１年で性能が爆上がりする状況を考慮すれば、おそらく２～３年後にはさらにもっとAIツール＝言語モデルの性能が上がって、ここで予算をかけずとも簡単にクリアできる可能性が高いです。そんな目的よりも、関わる従業員が成長できる構図が大切です。
改善者の責任で5S改善報告書を作成・提出させる
全自動を考えない方がよい理由はもう１つあります。それは全自動にしてしまえば、前述した5S活動報告書を書くメリットが生まれにくくする構造をつくってしまい、効果が半減するからです。それよりも改善者の言語化への最初の足掛かりまでをAIツールに手伝ってもらう。それを基に改善者が編集しながら、自分の言葉に変えていく。そして5S活動報告書を改善者の考えや責任でもって完成・提出させる。そういった運用に抑えることがとても重要です。
5S活動報告書をAIに手伝ってもらった事例
ではここで、実際にChatGPTやClaude、Gemini（いずれも有償版）を使って5S活動報告書の文章を作成した事例を紹介します。それぞれのAIツールの特徴を活かした活用方法を見ていきましょう。
5S活動報告書の文章をChatGPTに考えてもらう方法
ChatGPTを使って5S活動報告書の文章を作成する際は、まず以下の画像を添付してから、以下のようなプロンプト（＝質問文）を入力します。
【ChatGPT Plusへのプロンプト（＝質問文）】
この改善前と改善後の画像を比べて、何を（改善前）どうした（改善後）のか、改善者の視点で２００字で報告文章を作成してください。
【ChatGPT Plusからの答え】
改善前の画像では、ドリルビットが無秩序に円形のホルダーに挿入されています。改善後の画像では、ドリルビットがサイズ別に整然と並べられ、各ビットが明確にマークされた穴に格納されており、サイズが簡単に識別できるようになっています。これにより、必要なサイズを迅速かつ容易に見つけられるようになりました。
どうですか？すごくないですか？言語化を訓練をしていない、現場作業者であったとしても、ここまで言語化してくれると、あとはこの文章を参考にしながらどのようにでも加工できそうです。で、ついでにこうするともっと書き込むための文章を細分化してくれます。
【ChatGPT Plusへのプロンプト（＝質問文）】
先程の文章表現をもう一度、改善の結果や成果として、改善者目線で、第三者にわかるよう報告書用の文章を以下に区分して表現ください。ただしそれぞれ３０文字以上でお願いします。
・改善前の状況（なにを）
・改善後の状況（どうした／どうなった）
【ChatGPT Plusからの答え】
・改善前の状況（なにを）
散らかった工具が多く、必要な道具を探すのに時間がかかり、作業効率が著しく低下していました。
・改善後の状況（どうした／どうなった）
工具をカテゴリー別に整頓し、色分けされたラベルで簡単に識別できるようにしました。結果、工具の取り出し速度が向上し、全体の作業効率が飛躍的に改善されました。
ここまで細分化してくれると、もう書き込めるようになりますよね。そしてもっと言えば、こんな書き方もできます。
【ChatGPT Plusへのプロンプト（＝質問文）】
ではこの改善報告にふさわしい、題目の案を５つ考えてください
【ChatGPT Plusからの答え】
「工具散乱からの脱却: 整頓による作業効率の飛躍的向上」
「現場変革レポート: 整理整頓による効率と安全性の同時向上」
「整頓の力: 効率化を実現する工具管理の改革」
「効率向上の秘訣: 工具整理で見えた作業プロセスの最適化」
「スムーズな作業のための整理術: 効率とアクセス性を高める工具管理改善策」
ここまで考えてくれたら、もう5S活動報告書の記述には困らないどころか、楽しんで、しかも短時間で作成できます。このように、ChatGPTを使うことで、簡単なプロンプトから質の高い文章を生成することができる、というわけです。ホント、便利ですよね。ただし前述したように、最後は改善者の考えと責任で報告書を完成させる、と事前に伝えておくことが必要です。正直、コピ＆ペーストで仕事を終わらせる考え方を持つ従業員は、今後のAI社会の中では必要がない存在でしょうから。そのあたりの考え方はしっかり現時点で伝えておくことが大切です。
5S活動報告書の文章をCluade3に考えてもらう方法
では次にClaudeを使って5S活動報告書の文章を考えてみましょう。これは基本的にChatGPTと同様に２つの画像とプロンプト（＝質問文）を入力します。
【Cluade3へのプロンプト（＝質問文）】
この改善前と改善後の画像を比べて、何を（改善前）どうした（改善後）のか、改善者の視点で２００字で報告文章を作成してください。
【Cluade3からの答え】
・改善前と改善後の画像を比べると、工具の整理整頓に着目して改善を行ったことがわかります。
改善前は、さまざまな工具が雑然と置かれており、必要な工具を素早く取り出すことが難しい状態でした。これでは作業効率が低下してしまいます。
・そこで改善後は、工具をタイプ別に分類し、定位置管理を行っています。これにより、必要な工具へのアクセスが容易になり、ムダな動作や探す手間が削減されました。また、きれいに整頓された状態を保つことで、工具の紛失防止にもつながります。
・5S活動の視点で、整理・整頓・清掃に重点を置き、使いやすく効率的な工具置場に改善したことがわかります。この改善により、作業者のストレス軽減と生産性向上が期待できるでしょう。職場改善の良い事例だと言えます。
２００文字どころか３２８文字です。実はAIツールはどれも数を数えるのが苦手です。なので文字数をなかなか守ってくれません、苦笑。またChatGPTと違ってCaude3は優秀なので文章が長くなる傾向があります。これを一発でクリアしようとムキになっても、正直ほとんど無理なんです。なのでやっぱり、AIと人間の協働が最短、確実です。
で、さらに記述しやすくために、書き込み文章を細分化を進めてみましょう。
【Cluade3へのプロンプト（＝質問文）】
先程の文章表現をもう一度、改善の結果や成果として、改善者目線で、第三者にわかるよう報告書用の文章を以下に区分して表現ください。ただしそれぞれ３０文字以上でお願いします。
・改善前の状況（なにを）
・改善後の状況（どうした／どうなった）
【Cluade3からの答え】
改善前の状況（なにを）：
工具置場が雑然としており、必要な工具を探すのに時間がかかっていました。また、工具の紛失も多く、作業効率に悪影響を及ぼしていました。定位置管理ができておらず、5Sの観点からも課題がありました。
改善後の状況（どうした／どうなった）：
工具をタイプ別に分類し、定位置管理を実施しました。これにより、必要な工具へのアクセスが容易になり、探す手間が削減されました。整理整頓された状態を維持することで、工具の紛失防止にもつながっています。結果として、作業者のストレスが軽減され、生産性の向上が見込まれます。5Sの観点からも改善が図られました。
前半は９５文字、後半は１５０文字です。長すぎます、苦笑。そしてタイトルも聞いてみましょう。
【Cluade3へのプロンプト（＝質問文）】
ではこの改善報告にふさわしい、題目の案を５つ考えてください
【Cluade3からの答え】
工具置場の5S改善による作業効率の向上
定位置管理の導入で工具探しのムダを削減
整理整頓で生まれ変わった工具置場
工具管理の改善が生産性アップに貢献
5Sの実践事例：工具置場の改善による職場環境の改善
いい感じですよね。やはり、ChatGPTよりちょっと文章が人間っぽいですよね。ChatGPTとの性能の違いはわかっていただけたでしょうか？これからおそらくGPT-5が出れば、さらに進化するものと予想します。
5S活動報告書の文章をGeminiに考えてもらう方法
では同様にGeminiもやってみましょう。これも同様に２つの画像をアップするのですが、実はGeminiは複数の画像データ入力ができません。そのため、ひとつずつ入力していくことになります。
【Geminiへのプロンプト（＝質問文）】
（改善前の画像データを添付して）
まずは改善前の画像をアップします。
【Geminiからの答え】
了解しました。
送信された画像を確認しました。これは、工具が雑然と置かれた棚の画像です。具体的な改善点は後述しますが、まず以下の点に注目したいと思います。
・工具が棚にランダムに配置されているため、必要な工具を見つけるのが困難です。
・工具が重なり合っているため、取り出す際に他の工具を落としてしまう可能性があります。
・工具が錆びているものや汚れているものがあり、安全に使用できない可能性があります。
これらの問題を解決するために、以下の改善策を提案します。
・工具の種類ごとに分類し、それぞれ専用の場所に収納する。
・工具を整理整頓して、必要な工具を見つけやすくする。
・錆びている工具や汚れている工具は、清掃または交換する。
これらの改善策を実行することで、工具を安全かつ効率的に使用できるようになるでしょう。
以下は、具体的な改善方法の一例です。
・工具の種類ごとに分類し、ラベルを貼ってわかりやすくする。
・使用頻度の高い工具は、取り出しやすい場所に収納する。
・工具箱や工具ラックを使用して、工具を整理整頓する。
・定期的に工具の点検を行い、錆びている工具や汚れている工具は清掃または交換する。
これらの改善方法は、あくまでも一例です。具体的な状況に合わせて、最適な方法を選択してください。
改善後の画像を見るのが楽しみです。
さすがマルチモーダル型と言われるように、たった１枚の改善前画像からここまで文章生成できるのはすごことだと思います。おそらくGoogleレンズなどで、ずいぶん前からすでに画像分析の機能を持っていたGoogle社ならでは品質だと思います。だけど報告にはここまでの情報は必要ないですよね。できれば改善前であれば、とても良い情報だと思いますので、これも使い様だとは思います。
では、続いて改善後の動画を貼り付けて、質問をし直ししてみましょう。
【Geminiへのプロンプト（＝質問文）】
（改善後の画像をアップして）
先程の画像が改善前、この画像が改善後です。では改善前と改善後の画像を比べて、何を（改善前）どうした（改善後）のか、改善者の視点で２００字で文章を作成してください。
そうすると、以下のようにアップした画像が削除されたうえ、「このファイルは処理できません。」との表示。おいおいと焦ったのですが、よくよく落ち着いて見ると「回答案を表示Ｖ」が出たので押してみると３つの回答案が出現。それぞれを掲載してみましょう。
【Geminiからの答え】（回答案１）
このファイルは処理できません。
【Geminiからの答え】（回答案２）
工具が雑然と置かれていた作業台を、見やすく取り出しやすいように整理整頓しました。
まず、工具の種類ごとに分類し、それぞれ専用の場所に収納しました。工具箱やツールワゴン、マグネットボードなどを活用することで、必要な工具をすぐに探し出すことができます。
次に、使用頻度の高い工具は、取り出しやすい場所に配置しました。ドライバーやペンチなど、よく使う工具は、手の届く範囲に収納することで、作業効率が向上します。
最後に、ラベルを貼ることで、工具の種類が一目でわかるようにしました。ラベルは、手書きでも市販のラベルシールでも構いません。
これらの改善により、作業台がスッキリと片付き、必要な工具をすぐに取り出すことができるようになりました。作業効率が向上し、安全にも配慮できるようになったと感じています。このファイルは処理できません。
【Geminiからの答え】（回答案３）
工具棚は、以前は工具がランダムに置かれ、必要なものを探すのが困難な状況でした。そこで、以下の改善を行いました。
１．分類と整理
・工具を種類ごとに分類し、ラベルを貼って識別しやすくしました。
・使用頻度の高い工具は、取り出しやすい上段に収納しました。
・工具箱やツールワゴンなどを活用し、工具を整理整頓しました。
２．清掃とメンテナンス
・錆びている工具や汚れている工具は、清掃または交換しました。
・工具棚全体を清掃し、清潔な状態を維持しました。
これらの改善により、工具を見つける時間と労力が大幅に削減され、作業効率が向上しました。また、工具を安全に使用できる環境を整えることができました。
今後も定期的に工具棚の点検を行い、整理整頓された状態を維持していきます。
この３つの回答案のうち、回答案１はなぜか処理できていませんでしたし、回答案３はハルスネーションっぽく、改善後の画像とはほぼ関係ない文章表現となりました。そのため、もっともしっかり表現してくれている回答案２を採用・選択してから、いつもの流れで書き込み文章を細分化してみましょう。
【Geminiへのプロンプト（＝質問文）】
先程の文章表現をもう一度、改善の結果や成果として、改善者目線で、第三者にわかるよう報告書用の文章を以下に区分して表現ください。ただしそれぞれ３０文字以上でお願いします。
・改善前の状況（なにを）
・改善後の状況（どうした／どうなった）
【Geminiからの答え】
改善前の状況
作業台に工具が雑然と置かれ、必要な工具を探すのに時間がかかり、作業効率が低下していました。さらに、工具が重なり合ったり、錆びたり、汚れたりしていたため、安全上のリスクも懸念されていました。
改善後の状況
工具の種類ごとに分類し、専用場所に収納することで、必要な工具をすぐに探し出せるようになりました。また、使用頻度の高い工具は取り出しやすい場所に配置し、ラベルを貼ることで、工具の種類が一目でわかるようにしました。
これらの改善により、作業効率が大幅に向上し、安全な作業環境を実現することができました。具体的には、工具の検索時間が約30分から5分に短縮され、作業スペースも約20%拡大しました。
改善者
[氏名]
[部署]
前半は９６文字、後半は１０６文字です。そしてハルスネーション＝想像からの改善効果を数値で表す文章が続きました。ま、必要ない部分は無視していきましょう。そして最後にタイトルも聞いてみます。
【Geminiへのプロンプト（＝質問文）】
ではこの改善報告にふさわしい、題目の案を５つ考えてください
【Geminiからの答え】
はい、工具整理整頓の改善報告書にふさわしい題目の案を5つ考えました。
１．作業効率を300%向上！工具整理整頓で安全・快適な作業環境を実現
２．工具探しに費やす時間を90%削減！探しやすく、使いやすい作業台へ
３．一目瞭然！ラベルで分かりやすく分類した工具収納
４．作業スペース20%拡大！整理整頓で生まれ変わった作業台
５．安全性を高め、作業効率を向上！工具整理整頓の成果報告
これらの題目は、改善によって得られた具体的な成果を強調し、報告書の内容を端的に表しています。また、数字やキーワードを用いることで、読み手の興味を引く効果も期待できます。
最適な題目は、報告書の目的やターゲットに合わせて選ぶことをおすすめします。
あはは、完全にハルスネーション=想像の成果文章に引っ張られていますね。しかも、さすがGoogle社で、ブログ文章のような題目です。これは製造業の文化にはなかなか沿わない題目です。ま、個性的と言えば個性的ですが、苦笑
このようにGeminiを使うことでも、画像を活用して出力した文章から、5S活動報告書の文章を作成することができます。
各ツールの出力事例の比較
ここまでChatGPT、Claude、Geminiを使って5S活動報告書の文章を生成してきました。それぞれのツールの出力事例を比較してみると、各ツールの特徴が見えてきます。
| 比較項目 | ChatGPT | Claude | Gemini |
|---|---|---|---|
| 文章の簡潔さ | ◎ 簡潔でわかりやすい文章 | ○ やや詳細な文章になる傾向あ | △ 時に不要な情報も含まれる |
| 文章の人間らしさ | ○ 機械的だが、わかりやすい | ◎ 最も人間らしい文章を生成 | ○ 想像力が豊かだが、逸脱も |
| 指定文字数の遵守 | ◎ 指定文字数を概ね遵守 | △ 指定文字数を超過しがち | ○ 指定文字数を概ね遵守 |
| 改善点の具体性 | ○ 改善前後を的確に捉える | ◎ 具体的な改善点を列挙 | ○ 複数の改善策を提示 |
| 5Sの観点からの説明 | ○ 5Sの観点から適切に説明 | ◎ 5Sの観点から深い洞察 | △ 5Sの観点の説明は限定的 |
| アイデア生成力 | ○ 質問に沿うアイデア提供 | ○ 質問に沿うアイデア提供 | ◎ 豊かなアイデアを多数提供 |
| 総合評価 | ○ 手軽さと安定感に優れる | ◎ 文章の質と具体性がよい | ○ アイデアはよいが時に逸脱 |
上記の比較表は、各AIツールの特徴を視覚的に整理したものです。この表を参考に、目的や状況に応じて最適なツールを選択することができます。ただし、これはあくまで一般的な傾向であり、実際の結果は質問文や画像の内容によって異なる場合があることにご留意ください。
総じて、ChatGPTは手軽さ、Claudeは文章の質、Geminiはアイデア生成力に長けていると言えるでしょう。目的に応じて適切なツール選択し、人間の創造性と組み合わせることで、より効果的な5S活動報告書作成が可能になります。
ただし、どのツールを使う場合でも、最終的な報告書は改善者自身の責任で完成させることが重要です。AIツールはあくまで支援ツールであり、思考の主体は人間であることを忘れてはいけません。AIの力を借りつつ、自らの言葉で改善活動の意義を伝えることで、真の成長につなげていきましょう。
まとめ：5S活動報告書の文章をAIに考えてもらう方法
5S活動報告書の作成は現場のものづくり活動とは異なる、言語化スキルが求められるため、多くの人にとって負担となっています。しかし、ChatGPTやClaude、GeminiといったAIツール＝言語モデルを活用することで、報告書の文章作成を大幅にハードルを低くすることができます。
やっぱり、文章作成の時間を大幅に短縮できたり、適切な表現や文章構成が簡単に得られたり、逆にアイデアの幅が広がったり、客観的な視点が得られりすると、報告書作成が楽しくなりますよね。
5S活動報告書の作成に悩んでいる方は、ぜひAIツールの活用を検討してみてください。画像をアップして簡単なプロンプト（＝質問文）を入力するだけで、質の高い文章を生成することができます。また、AIツールを使いこなすことで、自分の文章力を向上させることもできるのですから。
5S活動報告書の作成は、もう苦痛ではありません。AIツールを活用して、効率的かつ効果的な報告書を作成しましょう。今すぐ、AIツールを試してみて、その威力を実感してください。あなたの職場の5S活動を、より一層輝かせるチャンスが来ているんです。
もし、確認したいことがあれば以下まで気軽にZOOMでの無料相談をお申込みいただければと思います。
滋賀県よろず支援拠点＞ https://www.shigaplaza.or.jp/yorozu/contact
※ 西本を指名すれば、全国どこからでも申込み可能です。
それでは今日はここまでです。今後とも宜しくお付き合い下さい☆
長文乱文を最後まで読んでくださりいつもありがとうございます♪
すべては御社の発展のために、すべてはあなたの笑顔のために
