現代のビジネス環境では、業務自動化は避けて通れないテーマですよね。企業が生産性を向上させ、人間のエラーを減らし、従業員がより重要なタスクに集中できるようにするための重要な手段となっています。
しかしその実現には、これまでは専門的な知識や高度な技術が必要とされ、多くの中小企業にとっては大きな障壁となっていました。しかし今、AI技術の進歩により、その壁は低くなりつつあります。その中でも特に注目を集めているのが、OpenAIによって開発されたChatGPTです。
そこで今回は、ChatGPTの基本的な使い方や導入方法、そして業務自動化にどのように活用できるのかを整理しながら、実際にその仕組みづくりへの挑戦を試みた結果から、具体的な導入事例や注意点についても触れていきます。
今回も読み終えるまでのお時間、しばらくお付き合いくださいませ。
ChatGPTとは？基本的な使い方や導入方法を紹介
さて今話題のChatGPTは、自然言語処理（NLP）というAI技術を用いて、人間と同じように自然な会話を行うことができる人工知能＝AIであることはご存じのとおり。その使い方は非常にシンプルで、ユーザーがテキストを入力すると、ChatGPTがそれに対する適切な応答を生成します。これは、顧客対応やFAQの自動化、内部の報告書作成など、多くの業務を自動化するための基盤機能となり得るため、期待が高まっています。
導入方法も比較的簡単で、OpenAIのウェブサイトからAPIを取得し、自社のシステムに組み込むだけです。しかし実際にはシステム屋さんに相談しないとなかなか自動化には結びつけられないのですが、ChatGPTのプラグインを使うと、自動化の進め方そのものも教えてくれるので、そのハードルを驚くほど下げることが可能です。つまりあとはある意味、ヤル気だけだという感じです、笑。
ChatGPTのメリットとデメリット。導入前に知っておくべきこと
ChatGPTの最大のメリットは、その高度な自然言語処理能力により、人間と同じような会話が可能であることです。専門知識は必要でなく、この対話型のやりとりによって、多くの業務を自動化することが可能になります。また、ChatGPTは24時間365日稼働するため、時間帯や休日に関係なく、常に一定のサービスを提供することができるのがすごいですよね。
一方で、デメリットとしては、AIであるために人間のように空気を読むことができず、機械的に反応してしまう点が挙げられます。また、持っていない情報はそれらしい答えを勝手につくってウソをつく（ハルシネーション）特徴があるため、うのみにしないよう注意が必要です。これらの点を理解し、適切な業務にChatGPTを導入することが重要になります。
ChatGPTで何を業務自動化させるべき？
そりゃ事務業務時間は無限ですから、なんでもChatGPTに任せたくなる気持ちはわかりますし、ほとんどの経営者の質問は何に使えるのか？という問いであることは確かです。しかしChatGPTはあくまで手段であるため、そのツール選定の判断に必要なのが、自社の業務分析です。
自社の繰り返し作業が全体のどの程度占めているのか？ヒトが考えて対応している業務が多いのか、少ないのか？それによって自動化を進めるべきなのか？それとも先に業務改革を進めるべきなのか？の判断は変わるはずです。
たとえば繰返し作業がほとんどないところ、ほとんどヒトが判断しないと業務が回らない、と多くのヒトが考えている現場では、自動化が進まないでしょう。でも実際にはそんなことはなく、業務の分岐点はヒトの判断が必要ですが、それ以外は定型作業であるのことが多いです。それはもちろん、仕事の進め方が自動化を進められるまで合理化が進んでいないだけです。そのため業務改革が先に必要になる、というわけです。おわかりですよね。
一方で繰返し作業が多くを占めている現場は、すぐにChatGPTで効果がでるでしょう。そのためまずは、事務業務に接している従業員自らが自身の業務プロセスを整理する習慣の有無が大切です。要するに事務業務も現場と同じで、組織的に改善を継続できてますか？ってことです。
導入がかなうなら、顧客からの問い合わせに対してChatGPTが自動的に応答を生成し、迅速な対応が可能になります。また、内部の報告書作成や、定型的なメールの作成など、繰り返し行われる作業の自動化にも適しています。これにより、従業員はより重要な業務に集中することができ、生産性の向上につなげることができます。これができればすごいことですよね。
ChatGPTでRPA：Zapierを使おう！
事務業務の業務改革が進んで、繰返し作業が多くを占める職場では、自動化を進めることが可能です。その時に導入すべき合理化できる推奨ツールにRPAという自動化ツールがあります。
RPAとはなにか？
RPA（Robotic Process Automation）は、人間がコンピュータ上で行う定型的な作業を自動化する技術のことを指します。Zapierは、その一つのツールで、さまざまなアプリケーション間でのデータのやり取りを自動化することができます。これにより、人間が手動で行っていた作業を自動化することができ、時間の節約につながります。
そして今回のChatGPTともっとも相性がよいのが、Zapier（読み方：ザピアー）というRPAです。ではこのZapierはどんなものか？について解説していきましょう。
RPA:Zapierという機能を使い方
Zapierは、特定のトリガー（例：新しいメールの受信）が発生したときに、指定したアクション（例：メールの内容をGoogleスプレッドシートに保存）を自動的に実行します。これにより、人間が手動で行っていた作業を自動化することができます。Zapierの設定はクラウド上で行うことができると同時に、プログラミングの知識は必要なくノーコードで設定できるのが特徴です。
Zapierの使い方や連携アプリ
Zapierは、数千種類のアプリケーションと連携することができます。その使い方は、Zapierのウェブサイトでアカウントを作成し、連携させたいアプリケーションを選択し、トリガーとアクションを設定するだけです。これにより、例えばメールの受信をトリガーに、その内容をGoogleスプレッドシートに保存する、といった自動化を簡単に設定することができます。
業務自働化に挑戦！導入方法と事例を紹介
そして今回、この記事を書いている西本めが、業務自動化に挑戦してみましたので、そのレポートをお知らせしたいと思います。
まずはChatGPTとZapierを連携させるため、ChatGPTのプラグインストアからZapierをインストールし、実装スタンバイの状態にしました。他サービスと同様にZapierにアカウント登録は必要ですが、２つまでの機能連携を５つまでは無料で使えますのでお試しにはぴったりです。
導入事例１：問合せフォームに対する自動返信
まずはZapierを有料登録してから、本自動返信機能を実装してみました。なぜなら、せっかくChatGPTを使うならAIにメール文章を作成させて、皆さまにもその精度を実際に確かめていただきたかったからです（フォーム入力→メール作成→メール送信の３つの機能連携が必要）。そこで以下のプロセスで進めてみました。
ステップ１：ChatGPTにやりたいことを質問
まず稼働させるプラグインとしてZapierにチェックを入れ、上記のようにChatGPTに実現したいことを質問してみました。そうするとなんと、Zapierの稼働ロジックであるZAPを作成するショートカットリンクまで生成してくれています。なんとも親切ですよね。
ステップ２：Zapierに必要な情報を入力
そのZAPリンクをクリックするとすでに、ロジックが組まれていますので、それぞれのアプリのアカウントや参照するデータなどを設定して、データ加工のプロセスを組み上げます。今回のアプリはGoogleフォーム→ChatGPT→Gmailの３つ。この時にメール文章を作成させるChatGPT情報として、OpenAIのAPIコードの入力を求められるので、OpenAI側でAPI使用料支払用のクレジットカード登録が必要となります。ま、その使用量はイメージからはとても安い（１回数円？）のですが、会社使用の場合は支払に関する社内決済はややこしいですよね。
またChatGPTの言語モデル選択に悩みますが、このレベルの依頼であれば、現在もっとも安くて性能の高い「gpt-3.5-turbo-0613」が最適かと判断しましたので参考にしてください。
ステップ３：ChatGPTへのプロンプトを調整
設定入力が終了したら、ChatGPTにメール文章を作成いただくための依頼内容を調整していきます。やっぱり普通にお願いしたら、もう英語直訳っぽくて実用に耐えられないような気がします。自分なりのこだわり？もあるので、○○式と呼ばれる依頼内容をいろいろ試して、しっくりくる文章まで調整するのに、もっとも時間がかかりました。これは本当に慣れですね。
お試しテストフォーム（８月いっぱい）
ChatGPTが作成したメールが確認できるGoogleフォームは＞＞こちら＜＜
これまで紹介した進め方で設定した、問合せ自動返信機能を皆さまに開放します。上記のGoogleフォームに入力すると状況に合わせた自動返信メールが２通届きます。１つは普通に文章でお願いしたメール（件名：バージョン１）、そしてその後が以下のプロンプト（依頼内容）で設定した内容です（件名：バージョン２）。アンケートの回答内容を変えてみるなり、その返信精度の違い、および実用性について、ぜひ確認・検討していただければ幸いです。
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💁🏻♂️ 【Zapierに設定したChatGPT向けプロンプト（依頼内容）】 あなたは中小企業診断士の西本です。今回、こちらからの案内によって{{お名前}}さまより、ご自身の経営課題についてのアンケートの回答を受け取りました。その返信メールの文章を書いてください。 ##制約条件 ##意見・感想 |
導入事例２：メール受信をNotionに自動格納
では次にZapierを使って、メールの受信をトリガーに、その内容をNotionに自動的に保存することができます。これにより、メールの管理が容易になります。また、Notionはチームでの情報共有に適しているため、メールの内容をチーム全体で共有することも容易になります。
こちらもChatGPTに問合せすれば、ZAPを作ってくれるリンクを作成してくれます。そして具体的な設定方法を質問すれば詳しく教えてくれますが、ここは最新情報を持っているわけではないので、ウソをつかれる可能性を考慮しながら把握してください。最新情報はBingの方がまだ信頼できますし、参照元リンクまで付けてくれるので、これも使い分けですよね。
工夫としては、Gmailでフィルタを設定して自動的にラベル設定しておき、そのラベルにメールが来た時にNotionのメール確認ページに自動登録させるよう設定しました。これで個人事務所で発生しがちな返信漏れも減少し、販売機会の損失も少なくなるはずです。
こちらはGmail→Notionの２つの機能連携なので無料で実装可能です。
導入事例３：5S改善の報告フォームから自動でWorpress投稿
こちらはオリジナルで運用中の５Ｓ活動の改善報告を送るGoogleフォームがあります。実はこのフォームから送信される改善報告を専門家がランク評価してコメントを返すサービスを試験的に運営しています。その改善報告データをWordpressにアップする作業を外注依頼しているのですが、その入力があったら自動的に下書登録する機能をZapierで実装しました。
ただし実際にはWordpressにZapierのプラグイン導入や、海外サーバーからのアクセスを可能にするようセキュリティ設定を変更する必要があるなど、若干の調査と対応が必要でした。しかしこれにより外注費が必要なくなるので、中間管理職への評価・コメント力さえ養成できれば、自社で現場改善がモニタリングできるサイトを運用できるようになります。
実際のフォームと５ｓ活動の評価サイトは以下を参照してみてください。
５Ｓ活動の報告フォーム＞ https://seizo-bu.com/MIy4H6Syw6
５Ｓ活動の評価サイト＞ https://seizo-bu.com/5S-CONECT
ChatGPTで業務自動化を進める時の注意点とは？
ChatGPTで業務自動化を進める際には前述したように、まず自社の業務がどのような状態になっているのか？分析が必要になります。どんな作業で時間をとられているか？それは繰返し作業なのか？それともヒトの判断がどの程度必要な状態なのか？それは改善できるものなのかどうか。
その状況を自己評価できないようであれば、専門家に相談していただくことが必要かと思います。お近くで商工会・商工会議所、あるいは都道府県や市町村で専門家派遣制度を実施している公的支援機関があると思います。そこに対して業務分析を相談すれば、比較的安価で専門家を活用できます。ぜひ積極的に業務分析したうえで、自動化が可能なのか？どのようにすれば自動化が図れる状態にまでできるのか？検討を進めることが必要です。これらの点を理解し、適切に業務へのChatGPTの導入を進めてください。
ChatGPTで業務自動化に挑戦～まとめ～
ChatGPTとZapierを活用することで、多くの業務を自動化し、生産性を向上させることが可能です。しかし、その導入には適切な計画と理解が必要です。この記事が、その一助となることを願っています。業務自動化は一夜にして達成できるものではありませんが、一歩ずつ進めていくことで、大きな成果を得ることができます。ぜひ、ChatGPTとZapierを活用して、業務自動化に挑戦してみてください。
わからないことがあれば以下まで気軽にZOOMでの無料相談をお申込みいただければと思います。
滋賀県よろず支援拠点＞ https://www.shigaplaza.or.jp/yorozu/contact
※ 西本を指名すれば、全国どこからでも申込み可能です。
それでは今日はここまでです。今後とも宜しくお付き合い下さい☆
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