3S活動(5S活動)の改善事例(事務所編)

3S活動=整理・整頓・清掃で改善を進めて
5S活動=+習慣化することで清潔化する
5S活動は3S活動とまったく同じなのですが
プラス2つの視点でカバーする考え方

我々3S活動推進委員会では
職場全体の改善力を高めるために
従業員へのわかりやすさを重視し
整理・整頓・清掃=3S活動としています

そんな3S活動の改善事例として
今回は事務所の事例をご紹介します

 

ある事務所の3S活動(5S活動)改善事例

今回は、ある事務所で
3S活動を進めた事例です

この事務所は総勢13名

まず事務所で3S活動って話題性があるから
活動を広報ネタ(HP)にも使えますよ!と
提案してみたら、トップが面白がって
うちで3S活動をぜひやってみたい!と
ご依頼されたのがきっかけでした

この事務所には年に1度の
大きなイベントを運営する必要もあり
事務員間の連携が取りやすい文化が
すでにあったわけです

それでもその事務所の業務は縦割りで
しかも個人で完結する業務が多い仕事でした

そのため活動を進めることで
徐々に良い変化が出てきました

 

ステップ1:3S活動とは何か?を説明

職員の間では整理・整頓・清掃は
やらなければいけない認識はあるけれど
取り組めていない職場でした

この事務所も例に漏れずその理由は以下の通り

【3S活動が進まない理由ベスト3】
◯ 忙しくて取り組む時間がない
◯ 他にやるべき仕事がある
◯ アホらしくてやってられない

べつにサボろうとしているわけでなく
大切だけど『重要でない』と片付けることで
今までのやり方を変えない発想を
持ってしまい勝ちです

やはり人間は基本的に安定志向で
変化を嫌うのです
『人間は弱い』

 

そのため最初にトップと相談して
『今期は3S活動に徹底的に取り組みます』
と宣言していただきました

そのうえで整理・整頓・清掃が
どれだけ大切か、を説明

やらなければいけない
外堀を最初に埋めることに
成功したわけです

スタートにはやはり
インパクトが重要です

そして推進組織編成を宿題として提示
役割分担を明確にしました

 

ステップ2:整理活動を実施(事例:ビフォー・アフター)

3S活動(5S活動)の改善事例(事務所編)

 

次に整理活動の知識を提示

整理活動をすると。。。
『職場がすっきりする』
『場所が広くつかえる』
『要らないモノが見える』
というメリットを説明して何より
『必要なモノだけが存在する職場』
理想であることの納得を得ます

その後、実際に整理を実施する
『5W1H』を決めていただきました

つまり
 いつ(When)
 どこで(Where)
 だれが(Who)
 なにを(What)
 なぜ(Why)
 どのように(How)
実施するのか具体的に決めるということ

実際に実施いただいて
そのビフォー・アフターを
後日発表いただくこととしました

この『発表する』っていう設定が
実は大きな効力があって
やはり第三者に恥をかきたくないのか
しっかりやってきてくれます

 

ステップ3:整頓活動を実施(事例:ビフォー・アフター)

3S活動(5S活動)の改善事例(事務所編)

そして次は整頓活動です

整理と同様にまずメリットを訴求します

そしてここは事務所なので
各々の机の引き出しを『形跡整頓』が
できるよう実際にテーブルに分かれて
つくっていただきます

やったことのない行動を
いきなりやってね、と依頼するより
まずは一度簡単にやってみて頂きます

そしてその引き出しの形跡整頓を実行し
またビフォー・アフターの画像を
発表いただくこととしました

 

ステップ4:清掃活動の実施(事例:清掃宣言)

3S活動(5S活動)の改善事例(事務所編)

最後は清掃活動です

同様になぜ清掃が必要なのか?
どんなメリットがあるのか?を
訴求した後に

清掃活動のあるべき姿を
しっかりと話合っていただいた後
その姿に近づけるよう
清掃のやり方を考えていただきます

そのやり方とは
『清掃宣言』と呼ばれる
フレームに項目を埋めていただくと
清掃の『5W1H』が出来上がります

つまり、いつ、誰が、どのように
清掃するのかを決める作業ですね

この事務所は毎日始業時間直後に15分
全員で担当を決めて清掃するように
決めたようですね

『すべて自分たちで決めて行動する』
自立した組織づくりには必須条件です

 

ステップ5:3S活動発表会の開催

そしてフォーマットを決めてある
3S活動の発表資料を作成していただき
その発表会を開催しました

この時はトップの知り合いの
第三者もゲスト参加しています

発表者はもう緊張でガクガクでした、笑

それでも整理・清掃・整頓の担当責任者
それぞれもしゃべっていただいて
全体の活動をしめくくったわけです

もちろんゲストの方には
好評をいただいて皆さま大満足

そして反省点と対策を話し合っていただき
次のサイクルへと突入していったわけです

 

事務所の3S活動で得られたメリット

当社は個人裁量型の業務が多く
職員間の交流が少ない職場であったが
この3S活動という同じ職場だとの認識が
これまで以上に強くなって
普段の仕事上の情報共有が盛んになりました

またこれまでは電子ファイルも
個人フォルダによる管理で
業務ノウハウのやりとりも
ほとんどない状態だったのが

ファイルの整理・整頓などの観点から
共有フォルダで情報共有し始めてから
同様な書式は全員で使いまわして
それを都度改良していくという文化が
生まれたようです

 

やはりこういった共通業務の改善を
全員で進めていくことが
組織的な成長につながることは
事務所であっても変りがないようですね

素晴らしいことだと思います

 

3S活動(5S活動)の改善事例(事務所編)まとめ

3S活動というチームで取り組む改善

整理・整頓・清掃という
納得感の高い課題だからこそ
最初に取り組むやすい組織成長ツールだと
言えそうです

ま、最初からQC活動やIE手法改善でも
それなりの効果は得ることができますが
やはりスポーツでいう足腰
建物でいう基礎工事
ここが鍛えられているときの効果の高さは
想像に難くないと考えます

ぜひ取り入れてみてくださいませ

 

 

それでは今日はここまで
今後ともよろしくお付き合いくださいませ☆

長文・乱文を最後まで読んでくださり
いつもありがとうございます♪

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