RPAとは?事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!
RPAとは?事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!

働き方改革を進めるのに不可欠なRPA
最近よく取り上げられています

RPA=Robotic Process Automation
ロボティック・プロセス・オートメーション

働き方改革を躍進させる立役者として
仕事の合理化への期待が大きいRPAですが
なんだかシンプルに説明してくれる
サイトは少ないのも事実です

そこでこのRPAとはどういうものか?
今回はその説明をしていきましょう

 

RPAとは何か?

RPAとは?事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!1

出典:Thoughtonomy社資料より抜粋

RPAとは?働き方改革ツール?

ここ最近、耳にすることが増えたRPA

なんだか便利になるキーワードに
聞こえますが本当はどうでしょうか?

RPA=Robotic Process Automation
直訳では『機械的なプロセスの自動化』

実際のところは
『事務作業の合理化を図る技術全般』を
指します

 

たとえば表計算ソフトへの入力作業
インターネットのデータ収集作業など
カタチが決まっている情報収集や加工など
単純作業が対象です

つまりこれまでスタッフが操作してきた
定型的なPC作業をソフトウエアロボットで
自動的に処理しようとするものです

そのため働き方改革を進めるツールとして
今、注目を浴びているということなのです

 

総務省は自動化を進める具体例として
以下のような表現をしています

 具体的な適用業務としては、帳簿入力や伝票作成、ダイレクトメールの発送業務、経費チェック、顧客データの管理、ERP(基幹系情報システム)、SFA(営業支援システム)へのデータ入力、定期的な情報収集など、主に事務職の人たちが携わる定型業務があげられます。

いかがでしょうか?
少しずつイメージが出来てきましたか?

 

RPAの3つのクラス

このRPAですがおおまかな導入段階として
3つのクラスが定義されています

 

クラス1:Robotic Process Automation(RPA)

主な対象は定型作業の自動化です

情報収集や入力作業、データチェックなどの
定期的な作業がこれに当たります

 

クラス2:Enhanced Process Automation(EPA)

一部の非定型作業の自動化まではこちら

上記のクラス1にAIなど高度な判断技術を
組み合わせることで非定型作業の自動化を
図るのがこのクラス2です

 

クラス3:Cognitive Automation(CA)

こちらは高度な自律的作業の自動化です

作業過程の分析および改善など
自らの意思決定による自動化です

ここまでいくと本当に
人間が必要でなくなりそうですよね、苦笑

 

RPAと第4次産業革命

さきほどの3つのクラスを理解すると
もうおわかりだと思いますが
このPRAをクラス2、3へと展開するには
この第4次産業革命の進展が不可欠です

これまでヒトの介在が必要だった作業を
高度なテクノロジーを活用することで
自動化していくわけです

 

そのテクノロジーとは。。。
IoT:情報の電子化
AI:人工知能
ロボット:機械化などです

もう本当に時代の変化の足音が
そこまで近づいてきています

 

RPAツール導入事例:事務仕事を合理化する

RPAというキーワードは新しいですが
もっとも普及しているRPAツールは
エクセルのマクロです

あるカタチが決まったデータを
一定の条件で加工する処理などは
比較的カンタンにプログラム可能です

確かにマクロの組み方など
少し学習は必要ですが慣れれば簡単な上
手軽な時間短縮効果を量産できるので
とても効果的です

 

同様に現在活用している基幹ソフトにも
マクロ的な機能が備わっているものも
多く見受けられます

まずはそれらの便利機能を見直して
使うことからスタートしてみてください

さらにとても有名な4つの
RPAツールを紹介しましょう

Automation Anywhere Enterprise

RPAとは?事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!

米国にあるRPAベンダー企業
Automation Anywhere社が提供する
『Automation Anywhere Enterprise』

このRPAツールは
インターネットからの情報収集
スケジュール化できるファイル転送など
自動化できるタスクテンプレートとして
数十種類のソフトウェアをまとめたもの

簡単な作業であれば
プログラミングを知らない方でも
比較的簡単に自動化できます。

 

Automation Anywhere社のサイトはこちら

Blue Prism

RPAとは?事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!

『2017年度の世界で最もスマートな企業トップ50』
マサチューセッツ大学が認める世界企業
そんな輝かしい受賞歴を持つ
米国のRPAの老舗企業Blue Prism社

その社名をそのまま製品名にした
『Blue Prism』も有名なRPAツールです

しかし主にこの製品は大企業向け
特に金融機関や公的機関を想定しており
セキュリティ機能の高度さは
他社の追従を許さない高さを誇ります

PCI-DSS規格、SOX法、HIPAAなど
高度な機密情報を標準で扱えます

Blue Prism社のサイトはこちら

BizRobo!

RPAとは?事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!

日本企業、RPAテクノロジーズ株式会社が
提供する『BizRobo!』というRPAツール

『ベーシックロボ』という機能が特徴的

この『ベーシックロボ』は
インターネット情報を収集する機能と
逆に大量な情報を統合する機能を同時に
自動化できるため、多くの国内企業に
導入されています

RPAテクノロジーズ株式会社のサイトはこちら
 

WinActor

RPAとは?事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!

NTTアドバンステクノロジ株式会社という
NTTグループのコンサル会社が生み出した
『WinActor』という純国産ソフトウェア

『WinActor』の特徴は分かりやすさです

さすがに日本企業ならではのきめ細やかな
ソフトの操作性とサポート体制があります

現場業務の自動化をめざすなら
専門家のサポートは嬉しいですよね!

NTTアドバンステクノロジ株式会社のサイトはこちら

 

この他にもRPAを謳った便利ツールも
たくさんリリースされていることも事実

ぜひ検討および実際に導入をすることで
改善を積み上げる体制を整えましょう

 

RPAの導入メリット

RPAの導入メリットとしては
主に以下の5つ

【RPAの5つの導入メリット】
◯ 人為的なミスが減少する
◯ 作業精度を高めることができる
◯ システムの大幅変更は不必要
◯ 比較的短期間かつ低コストで済む
◯ 中小企業でも手軽に導入できる

お手軽に改善を進めることができるのが
大きな特徴だと言えます

 

ただし、導入を検討するのに
重要なポイントがあります

それは、まずは業務を定型化すること

そしてそれをシステム化する手段として
このRPAツールを活用する視点が大切です

やはりやるべき改善をしっかり進めた後
それを自動化するという手順
実際の工場運理と同じですよね

この事務作業の改善を進めるのに
IE手法は十分有効ですのでご参考ください

 

RPAを使いこなす3つのポイント

RPAを使いこなすには以下のポイントを
しっかり押さえてください

【RPAを使いこなす3大ポイント】
◯ しっかり職場を調査する
◯ 改善活動の必要性を説明する
◯ 発表・報告する機会をつくる

 

RPA使いこなしポイント1:しっかり職場を調査する

まずは職場においてどの作業が多いのか
調査を進めることが重要です

経理的業務に負荷がかかっているのか?
それとも人事的な処理業務なのか?
それとも受注管理?生産管理?

まずは自職場内の改善が必要な業務の
優先順位をしっかり把握して
集中的な業務改善に
取り組めるようにすることが必要です

 

RPA使いこなしポイント2:改善活動の必要性を繰り返し説明する

『組織的に改善活動に取り組みます!』
と宣言をしなければ、ただでさえ多忙な
作業者はやらない選択をし勝ちです

そのため何のために改善が必要か?
それはどういった未来につながるのか?
それが誰にとって歓迎すべきことなのか?

それをやはりトップから丁寧に
説明しないと改善は進みません

何度も何度も表現を変えて説明して
依頼して、指示して、やっと動くかどうか
それが現実です

 

RPA使いこなしポイント3:発表・報告する機会をつくる

改善をしても誰にも気づいてもらえない
評価してもらえない、褒めてもくれない

そんな状況ですと真面目に取り組んだ方に
大変失礼です

やはり成果を出した方が全員に歓迎される

そんな空気をしっかりつくることが
とても重要であるため、かならず
改善が進んだ事例を発表する機会をつくり
評価を受けられる体制を整えてください

 

事務仕事を合理化する働き方改革ツールを使いこなす!まとめ

『働き方改革』というブーム

これは『働き方を変えよう』とする
強い意思が必要です

短い時間で最大の成果を生み出す
そのために小さな工夫を繰り返す
その蓄積がなければ
大きな改善も進みません

まずはそんな習慣をつくるため
RPA=事務作業の自動化を組織的に
進めていっていただければと考えます

 

 

それでは今日はここまでです
今後ともよろしくお付き合いくださいませ☆

長文・乱文を最後まで読んでくださり
いつもありがとうございます♪

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