5S活動がとても大切な活動であることは多くの皆さまがすでにご存じのことだと思います。つまりそれだけこの国の正しい考え方によりよく自然にマッチしているとも言えます。言ってみれば5s活動を実践することで、会社全体の生産性や効率が向上するのはもちろんのこと、実は社内コミュニケーションそのものが改善されるというメリットが結構大きいんですよ。
そこで今回は、5S活動が社内コミュニケーションにどのように影響するかについて、専門家が具体的に説明していくこととします。
今回も読み終えるまでのお時間、しばらくお付き合いくださいませ。
整理によるコミュニケーション改善
5S活動の最初の段階である整理活動は、職場にあるムダなモノを排除することで、必要なモノだけで構成される職場に変革することを目的としています。つまり誰がどう探しても、不必要なモノが見つからない職場を目指します。
そのためには、必要なモノなのか？不必要なモノなのか？の判断基準が、ヒトによって変わってしまう状況を変えなければいけません。そのため属人的な必要or不必要の判断はNGです。材料、仕掛品、製品、あるいは備品、工具、治具、設備にいたるまで、必要か、不必要か、その判断ルールを設定していくことが求められます。
そのルール設定のプロセスそのものが、それぞれの価値判断をやりとりして、全員が納得の最適案を生み出すことになります。そりゃ、個人間のコミュニケーションは改善しますよね。
整頓によるコミュニケーション改善
次は整頓活動におけるコミュニケーションの改善です。整頓活動は従業員が、必要なモノにすばやくアクセスできるようにするために、モノの置き方を決めて守ることを目的としています。その結果、社員は業務に必要な情報や資源を迅速かつ簡単に入手することができます。
そのためには、整理で必要なモノだけになった職場にあるモノを、どこに置くことが最適なのか？について議論する必要が出てきます。どこに置くことが最適なのか議論して、その置き場所が誰でもすぐわかるよう手分けして表示をしていく。
必要になってから目的のモノを取れるまでの時間を測定して目標を設定し、すべてのモノがその時間内で取れるよう置き場所を設定・明示する作業は、関わる部門や作業者のコミュニケーションは高まりますよね。
清掃によるコミュニケーション改善
さて次は5S活動の次の段階である清掃活用でのコミュニケーションの改善です。ここはすみません、本当に個人の作業時間が比例して職場は良くなります。一方で、清潔はピカピカな状態を維持する活動ですから、なぜ清掃をするのか、根気よくピカピカにする意義がどこまで高いのか？精神面でのすり合わせが必要になります。このやりとりは地味ですが、チームとしての個人の貢献度や手応えを生み出す仕組みが重要になります。
清潔によるコミュニケーション改善
さて、次はちょっとレベルが高くなりますが5S活動の４つ目の清潔活動です。この清潔活動は、職場を清潔に保つため、整理＝不必要なモノが生まれない、整頓＝モノが置き場所から乱れない、清掃＝決して汚れない、ための未然防止改善を施します。これはアイデア勝負の世界観なので、これがもっともレベルの高いコミュニケーションが必要とされますよね。
習慣（しつけ）によるコミュニケーション改善
5S活動の最後の段階である習慣（しつけ）は、清潔に新たにつくったルールやプラセスを、従業員が遵守することを目的としています。従業員がルールを守ることができれば、職場でのトラブルやミスを減らすことができますよね。また、従業員自身がルールを守ることで、相互尊重や信頼関係が生まれ、職場全体のコミュニケーションは大きくレベルアップできます。そうなれば、もっとも理想的な状態が生まれますよね。
5s活動が生み出す３つのメリットとは？
5s活動がコミュニケーション改善につながることは、さきほどまでの説明でご理解いただけたかと思います。実は5s活動がすごいのは、コミュニケーションが改善されることで、さらなる高いメリットを生み出せるようになることです。今回はその中でも代表的な３つを紹介しましょう。
メリット１：5S活動はチームビルディングにつながる
5S活動は、単なる掃除や整理整頓から生まれるコミュニケーション強化にとどまらず、チームビルディングにもつながるといわれています。
なぜなら5S活動は全員参加で行うため、誰か一人がやらないと全体の効果が出ないため、社員全員が協力して取り組む必要があるためです。そのため、社員同士の協力やチームワークが求められ、それをカバーする対策を積み重ねることが必要となります。
また、5S活動は継続的に行うことが重要であり、社員同士が定期的に協力し合って取り組むことで、チームビルディングにもつながるとされています。ここまでくると本当に素晴らしい取り組みですよね。
メリット２：5S活動はコミュニケーション改善だけでなく生産性も向上させる
さらに言えば5S活動は、社内コミュニケーションを改善したり、チームビルディングに貢献するだけでなく、超現実的に職場の生産性が向上します。なぜなら、整理・整頓によって必要な情報や資源にアクセスしやすくなり、作業効率が向上するためです。
また、清掃・清潔によって作業環境が整備され、社員のストレスが軽減されるため、より良い作業環境が整備され、生産性が向上するはずです。そもそもこちらを目的にスタートする職場が多いですが、効果は保証します。ただ、正しく進めないと、ただのムダ活動になるのでご注意ください。
メリット３：5S活動によって社内のモチベーションが向上する
整理・整頓や清掃・清潔によって、社員が自分達の活動によって働く環境が整備される手応えを感じ取ることで、社員のモチベーションが向上することが期待できます。綺麗な職場環境が心地よく働くことにつながり、誰かとのやり取りで成果を得る成功体験を積み重ねることでモチベーションの向上につながります。そもそも5S活動に参加することで、自分たちの職場をより良くすることができれば、そのやりがいを感じることができるはずですよね。
7.まとめ
5S活動は、会社全体の生産性や効率を向上させるだけでなく、社内コミュニケーションを改善するというメリットがあります。整理・整頓によって情報共有が促進され、清掃・清潔によって相互尊重が促進され、習慣（しつけ）によって信頼関係が生まれることで、職場環境が改善されます。5S活動を実践することで、社員同士のコミュニケーションがスムーズになり、より良い職場環境が実現されることが期待できますよね。
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